Daily Log Book Filling Policy

• Introduction

Background of Log Book Requirement

In today's digital and globalized world, managing accurate and up-to-date data and information is crucial for an organization's operational efficiency. The daily log book acts as a vital tool for recording employees' daily activities, ensuring transparency, and streamlining internal audits. By utilizing the log book, organizations can effectively monitor productivity, quickly identify issues, and make informed decisions based on reliable data.

Purpose of Daily Form Filling

The goal of filling out the daily log book form is to ensure that all employees' daily activities are accurately recorded. This practice not only aids in monitoring employee performance but also supports the organization's strategic planning. Furthermore, it serves as a reference for performance evaluations and human resource management.

• Scope of Policy

Who is Involved

This policy applies to all employees, regardless of their rank or department. Every individual engaged in the company's daily operations is required to complete this log book form, including permanent, contract, and temporary staff.

Duration of Implementation

This policy will be effective starting January 27, 2025. All employees must adhere to this policy every working day without exception.

Filling Procedure

Steps for Filling Out the Form

• Accessing the Form: Employees should access the log book form via the link provided on the company’s website.

• Filling in Information: Accurately fill in all required information, including start and end work times, tasks performed, and any issues encountered.

• Verification: Review the filled information before submitting the form to ensure there are no errors.

• Submission: Submit the form before the end of the working day.

Platform and Access to the Form

The log book form can be accessed through the company’s official website. The system is designed to be user-friendly and accessible on various devices, including computers, tablets, and smartphones.

Employee Responsibilities

Daily Filling Obligation

Every employee is responsible for completing the log book form each working day. Failure to do so will be considered a violation of company policy and may lead to disciplinary action.

Consequences of Non-Compliance

Not filling out the daily log book form may result in disciplinary measures, including written warnings, salary increase suspensions, or other actions deemed appropriate by management.

Supervision and Monitoring

Manager's Role in Monitoring

Managers are responsible for ensuring that all employees under their supervision comply with this policy. They must monitor the completion of the log book form and take immediate action in case of any non-compliance.

Reporting Mechanism

The system will generate daily reports accessible to managers for monitoring employee compliance. Any non-compliance should be reported to the human resources department for further action.

Conclusion

Importance of Compliance

Adhering to the daily log book filling policy is essential for ensuring operational effectiveness and management within the organization. It promotes transparency and accountability in all aspects of daily operations.

Benefits to the Organization and Employees

With accurate and up-to-date records, organizations can make better and more strategic decisions. Employees can also clearly demonstrate their performance and receive the recognition they deserve. This policy not only boosts productivity but also fosters a more professional and responsible work culture.

It is hoped that all employees will comply with this policy for the collective benefit and success of the organization.

IN MALAYSIAN LANGUAGE

Polisi Pengisian Borang Log Book Harian

Pengenalan

Latar Belakang Keperluan Log Book

Dalam dunia digital dan globalisasi hari ini, pengurusan data dan maklumat yang tepat dan terkini adalah penting untuk keberkesanan operasi sesebuah organisasi. Log book harian berfungsi sebagai alat penting untuk merekodkan aktiviti harian pekerja, memastikan ketelusan, dan memudahkan audit dalaman. Dengan menggunakan log book, organisasi dapat memantau produktiviti dengan berkesan, mengenal pasti isu dengan cepat, dan membuat keputusan yang berinformasi berdasarkan data yang boleh dipercayai.

Tujuan Pengisian Borang Harian

Matlamat pengisian borang log book harian adalah untuk memastikan semua aktiviti harian pekerja direkodkan dengan tepat. Amalan ini bukan sahaja membantu dalam memantau prestasi pekerja tetapi juga menyokong perancangan strategik organisasi. Selain itu, ia juga berfungsi sebagai rujukan untuk penilaian prestasi dan pengurusan sumber manusia.

Skop Polisi

Siapa yang Terlibat

Polisi ini terpakai kepada semua pekerja, tanpa mengira pangkat atau jabatan. Setiap individu yang terlibat dalam operasi harian syarikat diwajibkan untuk melengkapkan borang log book ini, termasuk pekerja tetap, kontrak, dan sementara.

Tempoh Pelaksanaan

Polisi ini akan berkuat kuasa mulai 27 Januari 2025. Semua pekerja mesti mematuhi polisi ini setiap hari bekerja tanpa pengecualian.

Prosedur Pengisian

Langkah-langkah Pengisian Borang

• Akses Borang: Pekerja perlu mengakses borang log book melalui pautan yang disediakan di laman web syarikat.

• Pengisian Maklumat: Isi semua maklumat yang diperlukan dengan tepat, termasuk waktu mula dan tamat kerja, tugas yang dilaksanakan, dan sebarang isu yang dihadapi.

• Pengesahan: Semak semula maklumat yang diisi sebelum menghantar borang untuk memastikan tiada kesilapan.

• Penghantaran: Hantar borang sebelum tamat waktu bekerja setiap hari.

Platform dan Akses kepada Borang

Borang log book boleh diakses melalui laman web rasmi syarikat. Sistem ini direka untuk mesra pengguna dan boleh diakses melalui pelbagai peranti termasuk komputer, tablet, dan telefon pintar.

Tanggungjawab Pekerja

Kewajipan Pengisian Harian

Setiap pekerja bertanggungjawab untuk melengkapkan borang log book setiap hari bekerja. Kegagalan untuk berbuat demikian akan dianggap sebagai pelanggaran polisi syarikat dan boleh dikenakan tindakan disiplin.

Akibat Kegagalan Mematuhi

Kegagalan untuk mengisi borang log book harian boleh mengakibatkan tindakan disiplin termasuk amaran bertulis, penangguhan kenaikan gaji, atau tindakan lain yang dianggap sesuai oleh pihak pengurusan.

Pengawasan dan Pemantauan

Peranan Pengurus dalam Pemantauan

Pengurus bertanggungjawab untuk memastikan semua pekerja di bawah seliaan mereka mematuhi polisi ini. Mereka perlu memantau pengisian borang log book dan mengambil tindakan segera jika terdapat sebarang ketidakpatuhan.

Mekanisme Pelaporan

Sistem akan menghasilkan laporan harian yang boleh diakses oleh pengurus untuk memantau pematuhan pekerja. Sebarang ketidakpatuhan perlu dilaporkan kepada jabatan sumber manusia untuk tindakan lanjut.

Kesimpulan

Kepentingan Pematuhan

Pematuhan terhadap polisi pengisian borang log book harian adalah penting untuk memastikan keberkesanan operasi dan pengurusan organisasi. Ia membantu dalam memastikan ketelusan dan akauntabiliti dalam setiap aspek operasi harian.

Manfaat kepada Organisasi dan Pekerja

Dengan adanya rekod yang tepat dan terkini, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategik. Pekerja pula dapat menunjukkan prestasi mereka dengan lebih jelas dan mendapatkan pengiktirafan yang sewajarnya. Polisi ini bukan sahaja meningkatkan produktiviti tetapi juga memupuk budaya kerja yang lebih profesional dan bertanggungjawab.

Dengan ini, diharapkan semua pekerja dapat mematuhi polisi ini demi kebaikan bersama dan kejayaan organisasi.