Conflict of Interest Policy

1. Purpose

This policy aims to outline the principles and guidelines for identifying and managing conflicts of interest in the workplace to ensure all decisions are made with integrity and in the best interest of the company.

2. Definition

A conflict of interest occurs when an employee has personal or professional interests that could influence or appear to influence their ability to act objectively and with integrity in performing their duties for the company.

3. Personal Interests

Personal interests can include but are not limited to:

   - Financial interests in businesses that have dealings with the company.

   - Personal relationships with individuals or entities doing business with the company.

   - External activities that could affect objectivity or job performance.

4. Disclosure of Conflicts of Interest

   - All employees are required to disclose any potential or actual conflicts of interest to management as soon as they become aware of them.

   - Such disclosures must be made in writing and submitted to the Human Resources Department or relevant management.

5. Assessment and Management of Conflicts

   - Reported conflicts of interest will be assessed by management to determine appropriate steps to manage or eliminate the conflict.

   - Measures may include reassigning specific responsibilities, terminating contracts with related third parties, or other steps deemed appropriate.

6. Disclosure Procedure

   - Involved employees must complete a conflict of interest disclosure form provided by the company.

   - This form will be reviewed by the Ethics Committee or relevant management.

7. Non-Compliance and Enforcement

   - Any employee found to be non-compliant with this policy will face disciplinary action, including potential termination.

   - The company reserves the right to investigate and take appropriate action regarding any undisclosed conflict of interest reports.

8. Education and Training

   - The company will provide regular training on identifying and managing conflicts of interest to all employees.

   - Employees will be given guidance and resources to understand and apply this policy in their daily work.

9. Records and Audits

   - All conflict of interest disclosures will be recorded and securely stored by the Human Resources Department.

   - The company will conduct periodic audits to ensure compliance with the conflict of interest policy.

10. Validity and Policy Updates

   - This policy takes effect from the date it is approved by the Board of Directors and will be reviewed periodically to ensure it remains relevant and effective.

   - Any changes to this policy will be communicated to all employees promptly.

---

This policy is crucial to maintaining integrity and transparency in the company's operations and ensuring that all employees act ethically and professionally.

Berikut adalah contoh Polisi Konflik Kepentingan (Conflict of Interest Policy) yang mungkin digunakan oleh syarikat seperti Polygon. Polisi ini bertujuan untuk memastikan bahawa semua keputusan perniagaan dibuat berdasarkan kepentingan syarikat dan bukan kepentingan peribadi mana-mana pekerja.

---

Polisi Konflik Kepentingan

1. Tujuan

Polisi ini bertujuan untuk menggariskan prinsip dan panduan untuk mengenal pasti dan mengurus konflik kepentingan di tempat kerja bagi memastikan semua keputusan dibuat dengan integriti dan berasaskan kepentingan terbaik syarikat.

2. Definisi

Konflik kepentingan berlaku apabila seorang pekerja mempunyai kepentingan peribadi atau profesional yang boleh mempengaruhi atau kelihatan mempengaruhi kemampuan mereka untuk bertindak dengan objektif dan berintegriti dalam menjalankan tugas mereka untuk syarikat.

3. Kepentingan Peribadi

Kepentingan peribadi boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada:

   - Kepentingan kewangan dalam perniagaan yang berkaitan dengan urusan syarikat.

   - Hubungan peribadi dengan individu atau entiti yang berurusan dengan syarikat.

   - Aktiviti luar yang boleh mempengaruhi objektiviti atau prestasi kerja.

4. Pengungkapan Konflik Kepentingan

   - Semua pekerja dikehendaki mengungkapkan sebarang potensi atau sebenar konflik kepentingan kepada pihak pengurusan segera selepas mereka menyedarinya.

   - Pengungkapan tersebut perlu dibuat secara bertulis dan diserahkan kepada Jabatan Sumber Manusia atau pihak pengurusan yang berkaitan.

5. Penilaian dan Pengurusan Konflik

   - Konflik kepentingan yang dilaporkan akan dinilai oleh pihak pengurusan untuk menentukan langkah-langkah yang sesuai bagi mengurus atau menghapuskan konflik tersebut.

   - Langkah-langkah mungkin termasuk pengalihan tanggungjawab tertentu, penamatan kontrak dengan pihak ketiga yang berkaitan, atau langkah lain yang difikirkan wajar.

6. Prosedur Pengungkapan

   - Pekerja yang terlibat perlu mengisi borang pengungkapan konflik kepentingan yang disediakan oleh syarikat.

   - Borang tersebut akan disemak oleh Jawatankuasa Etika atau pihak pengurusan yang relevan.

7. Penafian dan Penguatkuasaan

   - Mana-mana pekerja yang didapati tidak mematuhi polisi ini akan dikenakan tindakan disiplin, termasuk kemungkinan pemecatan.

   - Syarikat berhak untuk menyiasat dan mengambil tindakan sewajarnya terhadap sebarang laporan konflik kepentingan yang tidak didedahkan.

8. Pendidikan dan Latihan

   - Syarikat akan menyediakan latihan berkala mengenai pengenalpastian dan pengurusan konflik kepentingan kepada semua pekerja.

   - Pekerja akan diberi panduan dan sumber untuk memahami dan mengaplikasikan polisi ini dalam kerja harian mereka.

9. Rekod dan Audit

   - Semua pengungkapan konflik kepentingan akan direkodkan dan disimpan dengan selamat oleh Jabatan Sumber Manusia.

   - Syarikat akan menjalankan audit berkala untuk memastikan kepatuhan kepada polisi konflik kepentingan.

10. Kesahan dan Kemas Kini Polisi

   - Polisi ini berkuat kuasa mulai tarikh ia diluluskan oleh Lembaga Pengarah dan akan disemak semula secara berkala untuk memastikan ia relevan dan efektif.

   - Sebarang perubahan kepada polisi ini akan dikomunikasikan kepada semua pekerja dengan segera.

---

Polisi ini penting untuk mengekalkan integriti dan ketelusan dalam operasi syarikat serta memastikan bahawa semua pekerja bertindak dengan cara yang beretika dan profesional.