Performance Evaluation Policy for Polygon Employees

1. Purpose

This policy aims to outline the process and principles of performance evaluation for Polygon employees to ensure fair, transparent, and merit-based assessments. It also aims to encourage performance improvement and professional development.

2. Scope

This policy applies to all permanent, contract, and temporary employees at Polygon.

3. Performance Evaluation Principles

• Objectivity: Evaluations must be based on objective and measurable criteria.

• Fairness: Evaluations must be fair and impartial, without bias or discrimination.

• Transparency: The evaluation process must be transparent, with clear feedback provided to employees.

• Continuous Improvement: The evaluation process should encourage performance improvement and professional development.

4. Performance Evaluation Cycle

• Goal Setting: At the beginning of the year, supervisors and employees will set clear, specific, and measurable performance goals.

• Mid-Year Evaluation: A mid-year evaluation will be conducted to assess progress towards the set goals and make adjustments if necessary.

• Year-End Evaluation: At the end of the year, a comprehensive evaluation will be conducted to assess overall achievement against the set goals.

5. Evaluation Criteria

• Achievement of Goals: Evaluation based on the extent to which employees achieve the set performance goals.

• Work Competence: Evaluation of skills, knowledge, and competency in performing tasks.

• Behavior and Attitude: Evaluation of behavior, work ethics, and professional attitude.

• Collaboration and Teamwork: Evaluation of the ability to work in teams and collaborate with colleagues.

6. Evaluation Process

• Data Collection: Collecting performance data through work reports, colleague feedback, and attendance records.

• Evaluation Form: Using a standard evaluation form to ensure consistency in evaluations.

• Evaluation Interview: An evaluation interview between the supervisor and the employee to discuss performance, provide feedback, and set new goals.

• Documentation: All evaluation results will be documented and stored in the employee's personal record.

7. Feedback and Development

• Continuous Feedback: Supervisors should provide continuous and constructive feedback throughout the year, not just during formal evaluations.

• Individual Development Plan: Based on the performance evaluation, an individual development plan will be provided to help employees improve their skills and achieve their career goals.

• Training and Development: The company will provide training and development opportunities based on the needs identified in the performance evaluation.

8. Follow-Up Actions

• Performance Improvement: For employees showing exceptional performance, the company may consider rewards such as salary increases, bonuses, or promotion opportunities.

• Managing Poor Performance: For employees not meeting performance goals, a performance improvement plan will be provided, and the supervisor will monitor progress regularly.

9. Dispute Resolution

• If there are any disputes regarding evaluation results, employees can submit complaints to the Human Resources Department for investigation and fair resolution.

10. Policy Amendments

• This policy will be reviewed and updated regularly to ensure it remains relevant and effective. Any changes will be communicated to all employees.

By adhering to these policies and procedures, Polygon ensures that performance evaluations are conducted fairly, objectively, and comprehensively, thereby promoting performance improvement and professional development among employees.

Polisi Penilaian Prestasi untuk Kakitangan Polygon

1. Tujuan

Polisi ini bertujuan untuk menggariskan proses dan prinsip penilaian prestasi bagi kakitangan Polygon untuk memastikan penilaian yang adil, telus, dan berdasarkan merit. Ia juga bertujuan untuk mendorong peningkatan prestasi dan perkembangan profesional kakitangan.

2. Skop

Polisi ini terpakai kepada semua kakitangan tetap, kontrak, dan sementara di Polygon.

3. Prinsip Penilaian Prestasi

• Objektiviti: Penilaian mesti berasaskan kriteria yang objektif dan dapat diukur.

• Keadilan: Penilaian mesti adil dan saksama, tanpa prejudis atau diskriminasi.

• Ketelusan: Proses penilaian mesti telus, dengan maklum balas yang jelas diberikan kepada kakitangan.

• Peningkatan Berterusan: Proses penilaian harus mendorong peningkatan prestasi dan perkembangan profesional.

4. Kitaran Penilaian Prestasi

• Penetapan Matlamat: Pada awal tahun, penyelia dan kakitangan akan menetapkan matlamat prestasi yang jelas, spesifik, dan boleh diukur.

• Penilaian Pertengahan Tahun: Penilaian pertengahan tahun akan dijalankan untuk menilai kemajuan terhadap matlamat yang ditetapkan, dan membuat penyesuaian jika perlu.

• Penilaian Akhir Tahun: Pada akhir tahun, penilaian menyeluruh akan dilakukan untuk menilai pencapaian keseluruhan terhadap matlamat yang ditetapkan.

5. Kriteria Penilaian

• Pencapaian Matlamat: Penilaian berdasarkan sejauh mana kakitangan mencapai matlamat prestasi yang ditetapkan.

• Kompetensi Kerja: Penilaian terhadap kemahiran, pengetahuan, dan kecekapan dalam menjalankan tugas.

• Tingkah Laku dan Sikap: Penilaian terhadap tingkah laku, etika kerja, dan sikap profesional kakitangan.

• Kerjasama dan Kerja Berpasukan: Penilaian terhadap keupayaan bekerja dalam pasukan dan berkolaborasi dengan rakan sekerja.

6. Proses Penilaian

• Pengumpulan Data: Pengumpulan data prestasi melalui laporan kerja, maklum balas rakan sekerja, dan rekod kehadiran.

• Borang Penilaian: Penggunaan borang penilaian yang standard untuk memastikan konsistensi dalam penilaian.

• Temu Duga Penilaian: Temu duga penilaian antara penyelia dan kakitangan untuk membincangkan prestasi, memberi maklum balas, dan menetapkan matlamat baru.

• Dokumentasi: Semua hasil penilaian akan didokumentasikan dan disimpan dalam rekod peribadi kakitangan.

7. Maklum Balas dan Pembangunan

• Maklum Balas Terus: Penyelia hendaklah memberi maklum balas secara terus dan konstruktif sepanjang tahun, bukan hanya semasa penilaian formal.

• Pelan Pembangunan Individu: Berdasarkan penilaian prestasi, pelan pembangunan individu akan disediakan untuk membantu kakitangan meningkatkan kemahiran dan mencapai matlamat kerjaya mereka.

• Latihan dan Pembangunan: Syarikat akan menyediakan peluang latihan dan pembangunan berdasarkan keperluan yang dikenal pasti dalam penilaian prestasi.

8. Tindakan Susulan

• Peningkatan Prestasi: Untuk kakitangan yang menunjukkan prestasi yang luar biasa, syarikat boleh mempertimbangkan ganjaran seperti kenaikan gaji, bonus, atau peluang kenaikan pangkat.

• Pengurusan Prestasi Lemah: Untuk kakitangan yang tidak mencapai matlamat prestasi, rancangan tindakan peningkatan prestasi akan disediakan dan penyelia akan memantau kemajuan secara berkala.

9. Penyelesaian Pertikaian

• Jika terdapat sebarang pertikaian mengenai keputusan penilaian, kakitangan boleh mengemukakan aduan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk disiasat dan diselesaikan secara adil.

10. Pindaan Polisi

• Polisi ini akan disemak dan dikemaskini secara berkala untuk memastikan ia relevan dan berkesan. Sebarang perubahan akan dikomunikasikan kepada semua kakitangan.

Dengan mengikut polisi dan prosedur ini, Polygon dapat memastikan bahawa penilaian prestasi dilakukan secara adil, objektif, dan menyeluruh, yang seterusnya mendorong peningkatan prestasi dan perkembangan profesional kakitangan.