Absence Communication Policy for Polygon Employees

1. Purpose

This policy aims to ensure that all employees understand the procedures to follow when they are unable to attend work, ensuring transparency and smooth operation of the company during employee absences.

2. Scope

This policy applies to all permanent, contract, temporary, and part-time employees at Polygon.

3. Employee Responsibilities

   - Advance Notice: Employees who are unable to attend work must notify their supervisor as soon as possible, preferably before the start of the workday.

   - Communication Method: Notification can be made via phone call, text message, or email, depending on the agreed-upon communication method with the supervisor.

   - Required Information: In the notification, employees should state the reason for their absence and an estimated duration if known.

4. Procedure for Reporting Absence

   - Short-Term Absence: For absences of one to two days, employees must inform their supervisor on the first day of absence.

   - Long-Term Absence: For absences expected to exceed two days, employees must provide regular updates to their supervisor on their status and an estimated return date.

   - Medical Documentation: If the absence is due to illness, employees may be required to provide a medical certificate from a doctor, especially for absences longer than two days.

5. Supervisor Responsibilities

   - Recording Absence: Supervisors are responsible for recording employee absences and notifying the Human Resources Department if necessary.

   - Follow-Up: Supervisors should follow up with absent employees to get updates and ensure all critical work is managed during their absence.

6. Absence Approval

   - Emergency Leave: For emergency leave, employees must obtain immediate approval from their supervisor and notify them as soon as possible.

   - Planned Leave: For planned leave, such as annual leave, employees must request leave in advance through the company’s leave system and obtain approval before the absence.

7. Policy Violations

   - Failure to comply with the absence notification procedures may result in disciplinary action, including warnings, suspension, or other actions deemed appropriate by management.

8. Training and Awareness

   - The company will provide regular training and information on absence procedures to all employees to ensure consistent understanding and compliance.

9. Enforcement and Monitoring

   - The Human Resources Department and supervisors will monitor compliance with this policy and take appropriate action as necessary.

10. Policy Amendments

   - This policy will be reviewed and updated periodically to ensure it remains relevant and effective. Any amendments will be communicated to all employees.

---

This policy aims to ensure transparency and good communication between employees and supervisors, minimize operational disruptions, and ensure that all absences are managed effectively and professionally.

Polisi Komunikasi Ketidakhadiran Kerja untuk Kakitangan Polygon

1. Tujuan

Polisi in bertujuan untuk memastikan semua kakitangan memahami prosedur yang perlu diikuti apabila mereka tidak dapat hadir bekerja, serta untuk memastikan ketelusan dan kelancaran operasi syarikat semasa ketidakhadiran kakitangan.

2. Skop

Polisi ini terpakai kepada semua kakitangan tetap, kontrak, sementara, dan pekerja sambilan di Polygon.

3. Tanggungjawab Kakitangan

   - Pemberitahuan Awal:Kakitangan yang tidak dapat hadir bekerja mesti memberitahu penyelia mereka secepat mungkin, sebaik-baiknya sebelum waktu kerja bermula.

   - Kaedah Komunikasi:** Pemberitahuan boleh dibuat melalui panggilan telefon, mesej teks, atau emel, bergantung kepada kaedah komunikasi yang dipersetujui dengan penyelia.

   - Maklumat yang Diperlukan:** Dalam pemberitahuan tersebut, kakitangan harus menyatakan sebab ketidakhadiran dan anggaran tempoh ketidakhadiran jika diketahui.

4. Prosedur untuk Melaporkan Ketidakhadiran

   - Ketidakhadiran Jangka Pendek:Untuk ketidakhadiran satu hingga dua hari, kakitangan perlu memberitahu penyelia mereka pada hari pertama ketidakhadiran.

   - Ketidakhadiran Jangka Panjang: Untuk ketidakhadiran yang dijangka melebihi dua hari, kakitangan perlu memberikan kemas kini secara berkala kepada penyelia mengenai status mereka dan anggaran tarikh mereka akan kembali bekerja.

   - Dokumentasi Perubatan: Jika ketidakhadiran disebabkan oleh penyakit, kakitangan mungkin diminta untuk menyediakan sijil perubatan dari doktor, terutamanya untuk ketidakhadiran melebihi dua hari.

5. Peranan Penyelia

   - Rekod Ketidakhadiran: Penyelia bertanggungjawab untuk merekodkan ketidakhadiran kakitangan dan memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia jika perlu.

   - Susulan: Penyelia harus melakukan susulan dengan kakitangan yang tidak hadir untuk mendapatkan kemas kini dan memastikan semua kerja penting diuruskan semasa ketidakhadiran mereka.

6. Kelulusan Ketidakhadiran

   - Cuti Kecemasan: Untuk cuti kecemasan, kakitangan perlu mendapatkan kelulusan segera dari penyelia dan memaklumkan secepat mungkin.

   - Cuti Terancang: Untuk cuti yang dirancang seperti cuti tahunan, kakitangan mesti memohon cuti terlebih dahulu melalui sistem cuti syarikat dan mendapatkan kelulusan sebelum ketidakhadiran.

7. Pelanggaran Polisi

   - Kegagalan mematuhi prosedur pemberitahuan ketidakhadiran boleh mengakibatkan tindakan disiplin, termasuk amaran, penggantungan, atau tindakan lain yang difikirkan wajar oleh pihak pengurusan.

8. Latihan dan Kesedaran

   - Syarikat akan menyediakan latihan dan maklumat berkala mengenai prosedur ketidakhadiran kepada semua kakitangan untuk memastikan pemahaman dan pematuhan yang konsisten.

9. Penguatkuasaan dan Pemantauan

   - Jabatan Sumber Manusia dan penyelia akan memantau pematuhan terhadap polisi ini dan mengambil tindakan yang sesuai apabila perlu.

10. Pindaan Polisi

   - Polisi ini akan disemak dan dikemaskini secara berkala untuk memastikan ia relevan dan berkesan. Sebarang pindaan akan dikomunikasikan kepada semua kakitangan.

---

Polisi ini bertujuan untuk memastikan ketelusan dan komunikasi yang baik antara kakitangan dan penyelia, mengurangkan gangguan operasi, dan memastikan bahawa semua ketidakhadiran diuruskan dengan cara yang berkesan dan profesional.