POLICY ON THE USE OF IT BY POLYGON STAFF

Purpose:

This policy outlines the guidelines and expectations regarding the appropriate use of information technology (IT) resources by employees of Polygon. It aims to ensure the responsible and secure use of IT assets while promoting productivity and protecting company interests.

1. Acceptable Use:

• IT resources provided by Polygon, including computers, internet access, software, and email, are to be used for business-related purposes only.

• Limited personal use of IT resources may be permitted, provided it does not interfere with work duties, compromise security, or violate company policies.

2. Data Security:

• Protect sensitive and confidential information by adhering to data security protocols and avoiding actions that may compromise data integrity or confidentiality.

• Do not share passwords or access credentials with unauthorized individuals, and report any suspicious activity or security breaches immediately.

3. Internet and Email Usage:

• Use the internet and company email responsibly, avoiding activities that may expose the company to security risks, legal liabilities, or reputational harm.

• Refrain from accessing or distributing offensive, inappropriate, or unauthorized content, including but not limited to pornography, hate speech, or pirated software.

4. Software and Licensing:

• Use software and digital assets in compliance with licensing agreements, copyright laws, and company policies.

• Do not install unauthorized software or engage in software piracy, and report any software-related issues or licensing concerns to IT support.

5. Social Media and Online Behavior:

• Exercise caution when using social media platforms and refrain from posting or sharing content that may reflect negatively on Polygon or disclose confidential information.

• Respect the privacy and intellectual property rights of others when engaging in online interactions, and avoid behavior that could be construed as harassment or cyberbullying.

6. Mobile Device Usage:

• Follow company policies regarding the use of mobile devices for work purposes, including security measures such as device encryption and remote data wiping.

• Ensure that mobile devices are used responsibly and in compliance with applicable laws and regulations, particularly when accessing company data or networks remotely.

7. Monitoring and Compliance:

• Polygon reserves the right to monitor IT usage, including internet activity, email correspondence, and software usage, to ensure compliance with company policies and legal requirements.

• By using company IT resources, employees consent to monitoring and acknowledge their responsibility to adhere to company policies and guidelines.

8. Training and Awareness:

• Provide employees with regular training and awareness programs on IT security best practices, data protection, and the responsible use of IT resources.

• Encourage open communication and reporting of IT-related concerns or issues to facilitate continuous improvement and risk mitigation.

Conclusion:

The responsible use of IT resources is essential to safeguarding company data, maintaining productivity, and upholding Polygon's reputation and integrity. By adhering to this policy, employees contribute to a secure and compliant IT environment that supports the company's goals and objectives.

This policy outlines the expectations and guidelines for staff members at Polygon regarding the use of information technology resources. It's crucial for ensuring the responsible and secure utilization of IT assets while promoting productivity and protecting company interests.

POLISI PENGGUNAAN IT OLEH STAF POLYGON

Tujuan:

Polisi ini menggariskan panduan dan harapan mengenai penggunaan yang sesuai terhadap sumber teknologi maklumat (IT) oleh pekerja-pekerja Polygon. Ia bertujuan untuk memastikan penggunaan yang bertanggungjawab dan selamat terhadap aset IT sambil mempromosikan produktiviti dan melindungi kepentingan syarikat.

1. Penggunaan Yang Diterima:

• Sumber-sumber IT yang disediakan oleh Polygon, termasuk komputer, akses internet, perisian, dan e-mel, harus digunakan hanya untuk tujuan berkaitan perniagaan.

• Penggunaan peribadi terhadap sumber IT boleh dibenarkan dalam jumlah yang terhad, selagi ia tidak mengganggu tugas kerja, menggugat keselamatan, atau melanggar dasar syarikat.

2. Keselamatan Data:

• Lindungi maklumat yang sensitif dan sulit dengan mematuhi protokol keselamatan data dan mengelakkan tindakan yang mungkin menggugat integriti atau kerahsiaan data.

• Jangan kongsi kata laluan atau kelayakan akses dengan individu yang tidak dibenarkan, dan laporkan segera apa-apa aktiviti yang mencurigakan atau pelanggaran keselamatan.

3. Penggunaan Internet dan E-mel:

• Gunakan internet dan e-mel syarikat secara bertanggungjawab, mengelakkan aktiviti yang mungkin membuka syarikat kepada risiko keselamatan, liabiliti undang-undang, atau bahaya reputasi.

• Menahan diri daripada mengakses atau mengedarkan kandungan yang mengguris hati, tidak sesuai, atau tidak dibenarkan, termasuk tetapi tidak terhad kepada pornografi, ucapan kebencian, atau perisian yang dipirat.

4. Perisian dan Lesen:

• Gunakan perisian dan aset digital mengikut perjanjian lesen, undang-undang hak cipta, dan dasar syarikat.

• Jangan pasang perisian yang tidak dibenarkan atau terlibat dalam perisian palsu, dan laporkan apa-apa isu berkaitan perisian atau kebimbangan lesen kepada sokongan IT.

5. Media Sosial dan Perilaku Dalam Talian:

• Berhati-hati apabila menggunakan platform media sosial dan menahan diri daripada menghasilkan atau berkongsi kandungan yang mungkin memberi kesan negatif kepada Polygon atau mendedahkan maklumat sulit.

• Hormati privasi dan hak milik intelektual orang lain semasa terlibat dalam interaksi dalam talian, dan elakkan perilaku yang boleh dianggap sebagai penggangguan atau cyberbuli.

6. Penggunaan Peranti Mudah Alih:

• Ikuti dasar syarikat mengenai penggunaan peranti mudah alih untuk tujuan kerja, termasuk langkah keselamatan seperti penyulitan peranti dan pemadaman data jarak jauh.

• Pastikan peranti mudah alih digunakan secara bertanggungjawab dan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkenaan, terutamanya apabila mengakses data syarikat atau rangkaian dari jauh.

7. Pemantauan dan Kepatuhan:

• Polygon berhak untuk memantau penggunaan IT, termasuk aktiviti internet, koresponden e-mel, dan penggunaan perisian, untuk memastikan pematuhan terhadap dasar syarikat dan keperluan undang-undang.

• Dengan menggunakan sumber-sumber IT syarikat, pekerja bersetuju untuk dipantau dan mengakui tanggungjawab mereka untuk mematuhi dasar syarikat dan panduan.

8. Latihan dan Kesedaran:

• Memberi latihan dan program kesedaran kepada pekerja secara berkala mengenai amalan terbaik keselamatan IT, perlindungan data, dan penggunaan yang bertanggungjawab terhadap sumber-sumber IT.

• Galakkan komunikasi terbuka dan pelaporan mengenai kebimbangan atau isu berkaitan IT untuk memudahkan penambahbaikan berterusan dan pengurangan risiko.

Kesimpulan:

Penggunaan yang bertanggungjawab terhadap sumber-sumber IT adalah penting untuk melindungi data syarikat, menjaga produktiviti, dan menegakkan reputasi serta integriti Polygon. Dengan mematuhi polisi ini, pekerja menyumbang kepada persekitaran IT yang selamat dan patuh yang menyokong matlamat dan objektif syarikat.

Polisi ini merangkumi panduan dan harapan untuk ahli staf Polygon mengenai penggunaan sumber teknologi maklumat. Ia adalah penting untuk memastikan penggunaan yang bertanggungjawab dan selamat terhadap aset IT sambil mempromosikan produktiviti dan melindungi kepentingan syarikat.