Company Outstation Travel Policy

1. Policy Objective

This policy aims to provide guidelines and regulations for employees undertaking outstation duties to ensure safety, efficiency, and compliance with the company's standards.

2. Scope of Policy

This policy applies to all company employees involved in outstation travel for business purposes, including but not limited to meetings with clients, customers, or any official company business.

3. Travel Regulations

3.1. Use of Vehicles During Outstation Travel

3.1.1. All employees undertaking outstation travel are required to use the same vehicle when traveling to the same destination, such as client locations, customers, or other business locations.

3.1.2. The use of separate vehicles is not permitted unless written approval is obtained from the company's management.

3.2. Travel Claims

3.2.1. If employees use separate vehicles without approval, only one employee will be eligible to claim travel expenses.

3.2.2. The eligible claims for that employee will include:

• Mileage claim (KM)

• Toll receipts

• Parking receipts

• Fuel receipts

3.2.3. Other employees using separate vehicles will not be eligible to claim any travel expenses.

4. Employee Responsibilities

4.1. Employees are responsible for adhering to this policy and ensuring all outstation travel is conducted efficiently and cost-effectively.

4.2. Failure to comply with this policy may result in disciplinary action, including but not limited to the rejection of travel claims.

5. Approval and Exceptions

5.1. Any request for exceptions to this policy must be submitted in writing to the company's management for approval.

6. Policy Enforcement

This policy is effective from the date stated and will be reviewed periodically to ensure its effectiveness.

Polisi Perjalanan Outstation Syarikat

1. Objektif Polisi

Polisi ini bertujuan untuk memberikan panduan dan peraturan kepada kakitangan yang menjalankan tugas luar pejabat (outstation) bagi memastikan keselamatan, kecekapan, dan pematuhan terhadap dasar syarikat.

2. Skop Polisi

Polisi ini terpakai kepada semua kakitangan syarikat yang terlibat dalam perjalanan outstation untuk tujuan perniagaan, termasuk tetapi tidak terhad kepada pertemuan dengan pelanggan, klien, atau mana-mana urusan rasmi syarikat.

3. Peraturan Perjalanan

3.1. Penggunaan Kenderaan Semasa Perjalanan Outstation

3.1.1. Semua kakitangan yang melakukan perjalanan outstation adalah diwajibkan untuk menggunakan kenderaan yang sama apabila menuju ke destinasi yang sama seperti tempat pelanggan, klien, atau lokasi perniagaan lain.

3.1.2. Penggunaan kenderaan yang berasingan adalah tidak dibenarkan melainkan terdapat kelulusan bertulis daripada pengurusan syarikat.

3.2. Tuntutan Perjalanan

3.2.1. Jika terdapat kakitangan yang menggunakan kenderaan berasingan tanpa kelulusan, hanya satu kakitangan sahaja yang layak membuat tuntutan perbelanjaan perjalanan.

3.2.2. Tuntutan yang layak untuk kakitangan tersebut hanya meliputi:

• Mileage claim (KM)

• Resit tol

• Resit parkir

• Resit minyak

3.2.3. Kakitangan lain yang menggunakan kenderaan berasingan tidak layak membuat tuntutan perbelanjaan perjalanan dalam apa jua bentuk.

4. Tanggungjawab Kakitangan

4.1. Kakitangan adalah bertanggungjawab untuk mematuhi polisi ini serta memastikan semua perjalanan outstation dilakukan dengan cara yang efisien dan menjimatkan kos.

4.2. Kegagalan untuk mematuhi polisi ini boleh mengakibatkan tindakan disiplin termasuk tetapi tidak terhad kepada pemotongan tuntutan perjalanan.

5. Kelulusan dan Pengecualian

5.1. Sebarang permintaan untuk pengecualian daripada mana-mana peraturan dalam polisi ini hendaklah dikemukakan secara bertulis kepada pengurusan syarikat untuk kelulusan.

6. Penguatkuasaan Polisi

Polisi ini berkuatkuasa mulai tarikh yang dinyatakan dan akan dikaji semula dari semasa ke semasa bagi memastikan keberkesanannya.