POLYGON Accommodation Facilities for Eligible Staff on Official Duty

Eligibility Criteria:

• Applicable only for official duties.

• Travel distance must exceed 50 kilometers from the official place of duty.

• Travel duration must be 24 hours or more, calculated from the time of departure.

Accommodation Claim Rates:

• Management: RM150 per day.

• Executive: RM120 per day.

• Non-Executive: RM100 per day.

Claim Process:

Claims with Receipt:

• Staff must submit hotel or official accommodation receipts to make a claim.

• Receipts must include clear details such as the date of stay, amount paid, and the name of the hotel or accommodation.

Accommodation Management Application:

• Staff can apply to the company's management to arrange accommodation for them.

• The management will handle the booking and payment of suitable accommodation according to the staff's eligibility.

Example Situations for Accommodation Claims:

Management Staff:

If a management staff member departs on Monday at 9 AM to attend an official meeting 60 kilometers from the office and returns on Wednesday at 5 PM, the eligible nights for accommodation claims are 2 nights (Monday night and Tuesday night). Therefore, the total accommodation claim is:

2 nights×𝑅𝑀150 per night=𝑅𝑀300

Executive Staff:

If an executive departs on Thursday at 8 AM to attend a seminar and returns on Friday at 8 PM, the eligible night for accommodation claims is 1 night (Thursday night). Therefore, the total accommodation claim is:

1 night×𝑅𝑀120 per night=𝑅𝑀120

Non-Executive Staff:

If a non-executive staff member departs on Saturday at 7 AM for training and returns on Sunday at 7 PM, the eligible night for accommodation claims is 1 night (Saturday night). Therefore, the total accommodation claim is:

1 night×RM100 per night=RM100

Important Notes:

• Ensure all accommodation claims are recorded and supported with valid receipts.

• Claims are applicable only if eligibility criteria are met.

• For claims without receipts, staff must obtain prior approval from management.

• Accommodation managed by the company must align with the set claim rates.

• For further information or any exceptions, employees are advised to refer to the company's official travel policy or contact POLYGON's Human Resources (HR) department.

Berikut adalah butiran mengenai kemudahan penginapan untuk staf Polygon yang layak untuk tuntutan bagi tugas rasmi. Tuntutan ini hanya layak jika jarak perjalanan melebihi 50 kilometer dari tempat rasmi bertugas dan bagi tempoh 24 jam atau lebih, yang dikira mulai waktu bertolak.

Kemudahan Penginapan untuk Staf Polygon

Syarat Kelayakan:

• Hanya layak bagi tugas rasmi sahaja.

• Jarak perjalanan perlu melebihi 50 kilometer dari tempat rasmi bertugas.

• Tempoh perjalanan mesti 24 jam atau lebih, dikira mulai waktu bertolak.

Kadar Tuntutan Penginapan:

• Pengurusan: RM150 sehari.

• Eksekutif: RM120 sehari.

• Bukan Eksekutif: RM100 sehari.

Proses Tuntutan:

1. Tuntutan dengan Resit:

   • Staf perlu mengemukakan resit hotel atau penginapan rasmi untuk membuat tuntutan.

   • Resit tersebut mesti disertakan dengan butiran yang jelas seperti tarikh penginapan, jumlah bayaran, dan nama hotel atau penginapan.

2. Permohonan Pengurusan Penginapan:

   • Staf boleh membuat permohonan kepada pihak pengurusan syarikat untuk menguruskan penginapan bagi mereka.

   • Pihak pengurusan akan menguruskan tempahan dan pembayaran penginapan yang sesuai mengikut kelayakan staf.

Contoh Situasi Tuntutan Penginapan:

Staf Pengurusan:

• Jika seorang staf pengurusan bertolak pada hari Isnin pukul 9 pagi untuk menghadiri mesyuarat rasmi di lokasi yang terletak 60 kilometer dari pejabat dan kembali pada hari Rabu pukul 5 petang, jumlah hari layak untuk tuntutan penginapan adalah 2 malam (Isnin malam dan Selasa malam). Oleh itu, jumlah tuntutan penginapan adalah:

• 2 malam×RM150 semalam=RM300

Staf Eksekutif:

• Jika seorang eksekutif bertolak pada hari Khamis pukul 8 pagi untuk menghadiri seminar dan kembali pada hari Jumaat pukul 8 malam, jumlah hari layak untuk tuntutan penginapan adalah 1 malam (Khamis malam). Oleh itu, jumlah tuntutan penginapan adalah:

• 1 malam×RM120 semalam=RM120

Staf Bukan Eksekutif:

• Jika seorang staf bukan eksekutif bertolak pada hari Sabtu pukul 7 pagi untuk latihan dan kembali pada hari Ahad pukul 7 petang, jumlah hari layak untuk tuntutan penginapan adalah 1 malam (Sabtu malam). Oleh itu, jumlah tuntutan penginapan adalah:

• 1 malam×RM100 semalam=RM100

Nota Penting:

• Pastikan setiap tuntutan penginapan direkod dan disokong dengan resit yang sah.

• Tuntutan hanya terpakai jika syarat-syarat kelayakan dipenuhi.

• Untuk tuntutan tanpa resit, staf perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu dari pihak pengurusan.

• Penginapan yang diuruskan oleh pihak pengurusan mesti sesuai dengan kelayakan kadar tuntutan yang ditetapkan.

Untuk maklumat lanjut atau sebarang pengecualian, pekerja disarankan untuk merujuk kepada polisi perjalanan rasmi syarikat atau berhubung dengan bahagian sumber manusia (HR) Polygon.