Domestic Inquiry Procedure for POLYGON Employees

Purpose:

This procedure is designed to provide clear guidelines on the internal investigation process for handling disciplinary offenses at POLYGON. Domestic inquiries are crucial to ensure that disciplinary actions are based on facts and fairness.

1. Definition of Domestic Inquiry:

A domestic inquiry is a formal process conducted by the employer to investigate alleged disciplinary offenses committed by an employee. This process aims to determine whether the employee is guilty of the accused offense and what disciplinary action is appropriate.

2. Notification of Offense:

• When a disciplinary offense is alleged, the accused employee will be issued a show-cause letter detailing the alleged offense.

• The employee will be given adequate time to provide a written response to the show-cause letter.

3. Establishment of an Inquiry Panel:

• An internal inquiry panel will be established to hear and investigate the case. The panel usually consists of three impartial members not directly involved in the case.

• A Chairperson will be appointed to lead the inquiry and ensure procedures are followed.

4. Internal Inquiry Procedure:

• Inquiry Notification: The accused employee will be given written notice of the date, time, and place of the inquiry. The employee has the right to bring a representative, such as a union representative or colleague, to the inquiry.

• Hearing: During the hearing, the panel will hear evidence from both parties: the accused employee and the employer making the allegations. Both parties can call witnesses and present supporting evidence.

• Questioning: The panel will conduct questioning of witnesses and involved parties to obtain a clear understanding of the incident.

• Record: All discussions and evidence presented during the inquiry will be meticulously recorded for future reference.

5. Inquiry Decision:

• After the hearing is concluded, the panel will evaluate all submitted evidence and make a decision based on the obtained facts.

• The internal inquiry decision will be documented in writing, including the justification for the decision.

6. Disciplinary Action:

• Based on the inquiry's decision, appropriate disciplinary action will be taken if the employee is found guilty. This action can include warnings, suspension, pay reduction, or termination, depending on the severity of the offense.

• Employees found not guilty will be cleared of all charges and will not face any disciplinary action.

7. Appeal:

• Employees dissatisfied with the inquiry decision may submit a written appeal to the HR department within ten (10) working days of the decision.

• The appeal will be reviewed by higher authorities within the organization, and if necessary, a re-investigation or additional evaluation will be conducted.

8. Confidentiality:

• All information and evidence obtained during the inquiry will be kept confidential and accessible only to those involved in the investigation process.

• Inquiry records will be securely stored by the HR department for future reference if required.

Conclusion:

POLYGON is committed to ensuring that domestic inquiries are conducted fairly, transparently, and professionally. By following this procedure, we aim to maintain high workplace discipline and protect the rights and interests of all employees.

This policy is comprehensive and provides clear guidance on the steps to be taken during a domestic inquiry. Adaptations can be made to meet POLYGON's specific needs and practices.

Prosedur Siasatan Dalaman (Domestic Inquiry) untuk Pekerja POLYGON

Tujuan:

Prosedur ini dirangka untuk memberikan garis panduan yang jelas mengenai proses siasatan dalaman bagi menangani kesalahan disiplin di POLYGON. Siasatan dalaman adalah penting untuk memastikan tindakan disiplin yang diambil adalah berdasarkan fakta dan keadilan.

1. Definisi Siasatan Dalaman:

Siasatan dalaman adalah proses formal yang dijalankan oleh majikan untuk menyiasat kesalahan disiplin yang didakwa telah dilakukan oleh pekerja. Proses ini bertujuan untuk menentukan sama ada pekerja tersebut bersalah atas kesalahan yang dituduh dan apa tindakan disiplin yang wajar dikenakan.

2. Pemberitahuan Kesalahan:

• Apabila berlaku kesalahan disiplin yang didakwa, pekerja yang dituduh akan diberikan surat tunjuk sebab yang menyatakan secara terperinci kesalahan yang didakwa.

• Pekerja akan diberikan masa yang mencukupi untuk menyediakan jawapan bertulis kepada surat tunjuk sebab tersebut.

3. Penubuhan Panel Siasatan:

• Panel siasatan dalaman akan ditubuhkan untuk mendengar dan menyiasat kes tersebut. Panel biasanya terdiri daripada tiga ahli yang bebas dan tidak terlibat secara langsung dalam kes yang disiasat.

• Ketua Panel akan dilantik untuk mengendalikan siasatan dan memastikan prosedur diikuti.

4. Prosedur Siasatan Dalaman:

• Pemberitahuan Siasatan: Pekerja yang dituduh akan diberikan pemberitahuan bertulis mengenai tarikh, masa, dan tempat siasatan. Pekerja berhak untuk membawa wakil semasa siasatan, seperti wakil kesatuan atau rakan sekerja.

• Pendengaran: Semasa pendengaran, panel akan mendengar bukti daripada kedua-dua pihak, iaitu pekerja yang dituduh dan majikan yang membuat dakwaan. Kedua-dua pihak boleh memanggil saksi dan mengemukakan bukti sokongan.

• Soal Jawab: Panel akan menjalankan soal jawab kepada saksi dan pihak yang terlibat untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai kejadian tersebut.

• Rekod: Semua perbincangan dan bukti yang dikemukakan semasa siasatan akan direkodkan dengan teliti untuk rujukan selanjutnya.

5. Keputusan Siasatan:

• Setelah pendengaran selesai, panel akan menilai semua bukti yang dikemukakan dan membuat keputusan berdasarkan fakta yang diperoleh.

• Keputusan siasatan dalaman akan didokumentasikan secara bertulis, termasuk justifikasi untuk keputusan tersebut.

6. Tindakan Disiplin:

• Berdasarkan keputusan siasatan, tindakan disiplin yang sesuai akan dikenakan jika pekerja didapati bersalah. Tindakan ini boleh termasuk amaran, penggantungan, pemotongan gaji, atau pemecatan, bergantung kepada keseriusan kesalahan.

• Pekerja yang didapati tidak bersalah akan dibebaskan daripada sebarang tuduhan dan tidak akan dikenakan tindakan disiplin.

7. Rayuan:

• Pekerja yang tidak berpuas hati dengan keputusan siasatan boleh mengemukakan rayuan bertulis kepada jabatan HR dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas keputusan dibuat.

• Rayuan akan disemak oleh pihak yang lebih tinggi dalam organisasi, dan jika perlu, siasatan semula atau penilaian tambahan akan dilakukan.

8. Kerahsiaan:

• Semua maklumat dan bukti yang diperoleh sepanjang siasatan akan dirahsiakan dan hanya boleh diakses oleh pihak yang terlibat dalam proses siasatan.

• Rekod siasatan akan disimpan dengan selamat oleh jabatan HR untuk rujukan masa depan jika diperlukan.

Kesimpulan:

POLYGON komited untuk memastikan proses siasatan dalaman dijalankan dengan adil, telus, dan profesional. Dengan mengikuti prosedur ini, kami berhasrat untuk mengekalkan disiplin yang tinggi di tempat kerja dan melindungi hak serta kepentingan semua pekerja.

Polisi ini menyeluruh dan memberi panduan jelas mengenai langkah-langkah yang perlu diambil semasa menjalankan siasatan dalaman. Penyesuaian boleh dilakukan mengikut keperluan dan amalan khusus POLYGON.